Hyvän välitystavan ohjeen mukaan silloin, kun taloyhtiön osakeluettelo on huoneistotietojärjestelmässä, välitysliikkeen pitää toimittaa kauppakirja taloyhtiölle kaupanteon jälkeen vain, jos yhtiön yhtiöjärjestyksessä on lunastuslauseke. Sillä ei ole merkitystä, onko osakekirja edelleen paperinen vai perustuuko omistus sähköiseen omistajamerkintään. Välitysliikkeen on kuitenkin kiinnitettävä osapuolten huomiota siihen, että kauppakirjan toimittaminen taloyhtiölle voi olla tarpeen mm. vastikkeiden ja muiden maksujen veloittamiseksi kauppakirjassa sovitun mukaisesti.
Silloin, kun yhtiön osakeluettelo on huoneistotietojärjestelmässä, kauppakirjan tai muiden asiakirjojen toimittaminen taloyhtiölle ei siis enää pääsääntöisesti kuulu välitysliikkeen velvollisuuksiin. Välitysliike voi kuitenkin halutessaan lähettää kauppakirjan isännöitsijälle, jos se on tarpeen vastikkeiden laskuttamista varten. Jos välittäjä lähettää kauppakirjan kokonaisuudessaan isännöitsijälle, on lähettämiseen kuitenkin saatava kaupan osapuolten suostumukset. Silloin kun taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä on lunastuslauseke ja kauppakirja lähetetään isännöitsijälle tämän perusteella, ei suostumuksia tarvita.
Valiokunnan näkemyksen mukaan suostumukset on pyydettävä, koska kauppakirja sisältää luottamuksellisia kaupan osapuolten ja välitysliikkeen välisiä tietoja, joita ei pidä antaa ulkopuolisille. Silloin kun Maanmittauslaitos ylläpitää taloyhtiön osakeluetteloa, ei mm. osakeluettelomerkinnän tekeminen ole enää taloyhtiön vastuulla, jonka vuoksi isännöitsijällä ei ole automaattista oikeutta saada koko kauppakirjaa tai muitakaan asiakirjoja nähtäville välitysliikkeeltä.
Käytännössä osapuolten suostumukset kauppakirjan lähettämiseen voidaan pyytää esim. kauppakirjassa. Vaihtoehtoisesti voidaan toimia myös niin, että isännöitsijälle toimitetaan osapuolten allekirjoittama erillinen asiakirja, joka sisältää tarvittavat tiedot vastikkeiden laskuttamista varten. On kuitenkin mahdollista, ettei isännöitsijä hyväksy tällaista erillistä asiakirjaa vastikkeiden laskuttamisen perusteeksi.
