Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto ry:n tietosuoja- ja rekisteriseloste

Tietosuojalain (1050/2018) ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.

1. Rekisterinpitäjä

Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto ry (jäljempänä KVKL)

Käyntiosoite: Eteläranta 10, 00130 Helsinki
Y-tunnus 2192123-9
Sähköposti: toimisto@kiinteistonvalitysala.fi

Rekisteriasioista ja tietosuojasta vastaava henkilö

Lakimies Heli Yli-Kauppila
heli.yli-kauppila (a) kiinteistonvalitysala.fi

2. Rekisterin nimi

KVKL asiakas- ja jäsenrekisteri (”Asiakasrekisteri”)

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta ja käyttötarkoitus

Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassa olevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä ja tietosuojaa. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä rekisteröidyn oikeudet.

Henkilötiedot käsittävät tietoja asiakkaana olevista henkilöistä ja asiakasyritysten ja jäsenyhteisöjen luonnollisista henkilöistä, jotka ilmoittautuvat KVKL:n järjestämiin koulutus- ja muihin tapahtumiin, tilaavat tuotteita tai työnantajansa tai muutoin edustamansa yhteisön lukuun käyttävät KVKL:n palveluja. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ovat oikeutettu etu, sopimus tai henkilön itsensä antama suostumus ja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi sekä muut vastaavat käyttötarkoitukset, mikäli rekisteröity on antanut suostumuksensa tällaiseen käsittelyyn.

a) Käsittely perustuu KVKL:n oikeutettuun etuun

  • palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
  • laskutus, perintä ja asiakaspalvelutapahtumien varmentaminen
  • asiakasviestintään, markkinointiin ja mainontaan
  • mainonnan kohdentaminen
  • palveluita koskeva analysointi ja tilastointi
  • palveluihin liittyvien oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen

b) Lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi

  • KVKL voi käsitellä henkilötietoja lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi ja toteuttaakseen viranomaisten lakiin perustuvat tietopyynnöt.

c) Sopimukseen perustuva tietojen tallentaminen

  • KVKL käsittelee henkilötietoja ennen kaikkea jäsensuhteen hoitamista ja jäsenpalveluiden toteuttamista varten, mukaan lukien jäsenten edunvalvontaa varten. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan ja rekisterinpitäjän jäsensuhteeseen.
  • Käsittelemme henkilötietoja erilaisten tapahtumien järjestämisen yhteydessä.

d) Tarkoitukset, joihin henkilö on suostunut

  • Muut vastaavat käyttötarkoitukset, mikäli henkilö on antanut suostumuksensa tällaiseen käsittelyyn.

4. Rekisterin tietosisältö

4.1 Rekisterissä käsiteltävät tiedot

Asiakasrekisterissä käsitellään ja kerätään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

  • etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • työnantajayritys/käyttäjän edustama yritys yhteystietoineen ja sen yksilöivät tunnisteet, kuten asiakasnumero ja yritystunnus.
  • asiakassuhteen alkamis- ja päättymisajankohta
  • laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • asiakkuuteen liittyvä käyttöhistoria, yhteydenpito ja viestintä (ml. reklamaatiot, sopimusmuutokset, yms.)
  • palvelun muut tapahtumatiedot
  • erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot
  • edellä sanottujen tietojen muutostiedot ja –ajankohdat

4.2 Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin se jäsenyys, jonka hoitamiseksi tarvitsemme tietoja, on voimassa tai jäsenen yhteyshenkilö vaihtuu toistaiseksi. Tiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröitymisen yhteydessä, tai muutoin suoraan rekisteröidyltä.

6. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Henkilötietoja voidaan luovuttaa perusteltuja käyttötarkoituksia varten voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisteröidyn antamia tietoja voidaan luovuttaa seuraaviin ryhmiin kuuluville tahoille:

  • palveluidemme toteuttamiseen osallistuville palveluntarjoajille,
  • viranomaisille siinä tapauksessa, että laki tai meidän etumme tai kolmannen osapuolen etu niin vaatii.

Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä Asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelyä tapahtuu rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun.

Tietoja ei luovuteta tai siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle muutoin kuin kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön puitteissa.

7. Evästeet ja Google Analytics

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla www.kiinteistonvalitysala.fi. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.

Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi.

Verkkosivumme käyttävät Google Analytics -verkkoanalyysipalvelua. Sovelluksella analysoidaan esimerkiksi kävijämääriä, sisällön kiinnostavuutta ja palvelun käyttötapoja sekä käytetään verkkosivustomme kehittämiseen. Tiedot kerätään nimettöminä IP suojauksen kautta, jolloin vain osaa IP-osoitteesta hyödynnetään ja yksittäisen tunnistettavan henkilön käyttäytymistä on mahdotonta päätellä. Tietoja kerätään ainoastaan tilastollisiin tarkoituksiin anonyymissä muodossa.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttöoikeutta. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

9. Rekisteröidyn oikeudet

9.1 Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu Asiakasrekisteriin. Rekisteröidyn on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse. Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot rekisteröidylle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa.

9.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus oikaista itseään koskevia Asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat epätarkkoja ja virheellisiä. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys.

9.3 Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen mainittua käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi.

9.4 Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli Asiakasrekisterissä oleva tieto perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla asiasta kohdan 9.5 mukaisesti. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä selosteessa mainitun perusteen nojalla.

9.5 Menettely oikeuksien käyttämisessä

Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun kohdan 1 mukaisesti.

9.6 Erimielisyydet

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata rekisteröidyn oikaisu- tai muuta pyyntöä.

10. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterinpitäjä ei tee Tietokannan tietojen pohjalta rekisteröityyn kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä asianomaiselle valvontaviranomaiselle tai sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt ja kysymykset tästä selosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tai postitse tässä selosteessa edellä mainitulle yhteyshenkilölle.

Yhteydenottajaa voidaan pyytää tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelemistä. KVKL voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

13. Selosteen muuttaminen

Tätä selostetta on oikeutettu muuttamaan KVKL. Tätä selostetta on päivitetty viimeksi 27.10.2021