Lähtökohtaisesti nämä tiedot käyvät ilmi isännöitsijäntodistuksesta. KVKL:n lakivaliokunta huomauttaa, että isännöitsijäntodistuksissa on kuitenkin havaittu virheellisiä merkintöjä (merkintä on saattanut olla väärä tai puuttua kokonaan). Sen vuoksi ajantasainen tieto yhtiön osakeluettelon ylläpidosta sekä osakkeiden muodosta on suositeltavaa isännöitsijäntodistuksen lisäksi tarkastaa myös tieto-/kyselypalvelusta tai Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta.
Tieto on lisäksi muistettava tarkastaa vielä juuri ennen kaupantekoa. Kentällä on tullut vastaan tilanteita, joissa yhtiön osakeluettelo on siirretty Maanmittauslaitoksen ylläpidettäväksi toimeksiannon solmimisen jälkeen, mutta ennen kaupantekoa. Mikäli siirto on tehty, on asia huomioitava kaupanteossa.
Hyvän välitystavan ohjeen mukaan silloin, kun taloyhtiön osakeluettelo on huoneistotietojärjestelmässä, mutta kohteen omistusoikeus perustuu edelleen paperisen osakekirjan hallintaan (eli paperista osakekirjaa ei ole vielä mitätöity), tulee välitysliikkeen kehottaa ostajaa hakemaan maksullista sähköistä omistajamerkintää viipymättä kaupanteon jälkeen sekä antaa ostajalle ohjeet hakemuksen tekemiseksi Maanmittauslaitokselle. Sähköistä omistajamerkintää tulee hakea lähtökohtaisesti 2 kuukauden kuluessa kauppakirjan allekirjoituksesta. Paperinen osakekirja toimitetaan samalla mitätöitäväksi Maanmittauslaitokselle. Mikäli osakkeet ovat lainan vakuutena, huolehtii ko. vakuuspankki yleensä edellä kerrotuista toimenpiteistä.
Lisätietoa löydät Hyvän välitystavan ohjeesta (luku 10.4.2.) sekä Maanmittauslaitoksen sivuilta www.osakehuoneistorekisteri.fi