Rahanpesulaki edellyttää, että jokaisella välitysliikkeellä tulee lähtökohtaisesti olla sisäinen vihje- tai ilmiantojärjestelmä. Tällä tarkoitetaan riippumatonta kanavaa, jonka kautta välitysliikkeen palveluksessa olevat voivat tehdä ilmoituksen siitä, että välitysliikkeessä ei noudateta rahanpesulain velvoitteita. Aluehallintovirasto on kuitenkin linjannut, että rahanpesulain mukaista sisäistä ilmoituskanavaa ei tarvitse perustaa niissä välitysliikkeissä, joiden
- palveluksessa on korkeintaan 5 työntekijää
- tai organisaatiorakenne ei mahdollista riippumattoman kanavan järjestämistä lain tarkoittamalla tavalla.
Jos rahanpesulain tarkoittamaa sisäistä kanavaa ei perusteta, on tämä perusteltava välitysliikkeen omassa rahanpesulain edellyttämässä riskiarviossa. Jos välitysliikkeellä ei ole sisäistä ilmoituskanavaa, tehdään ilmoitukset rahanpesulain mukaisista rikkomusepäilyistä Etelä-Suomen aluehallintovirastolle.
Huomion arvoista on, että tähän rahanpesulain tarkoittamaan sisäiseen kanavaan ei siis ole tarkoitus ilmoittaa asiakkaiden toiminnassa havaituista rikkomusepäilyistä vaan nämä ilmoitukset epäilyttävistä liiketoimista tehdään Rahanpesun selvittelykeskukselle.
Ilmoittajansuojelulaki asettaa sellaisille välitysliikkeille, joilla on velvollisuus em. sisäisen ilmoituskanavan ylläpitämiseen rahanpesulain perusteella alla luetellut uudet hallinnolliset velvoitteet. Niille välitysliikkeille, joilla ei ole velvollisuutta perustaa rahanpesulain mukaista omaa sisäistä ilmoituskanavaa (ks. edellä kohdat 1 ja 2) ilmoittajansuojelulaki ei aseta mitään uusia velvoitteita.
Ilmoittajansuojelulain mukaiset velvoitteet:
- Vastuuhenkilöt. Ilmoitusten käsittelystä vastaavan henkilön/henkilöiden nimeäminen. Vain nämä nimetyt henkilöt saavat käsitellä ilmoituksia.
- Ilmoitusten rekisteröinti. Vastaanotetut ilmoitukset on merkittävä asianhallintarekisteriin tai muulla tavalla rekisteröitävä. Jos ilmoitus voidaan antaa suullisesti ja ilmoitus tehdään henkilökohtaisessa tapaamisessa, on tapaamisesta laadittava pöytäkirja. Suullinen ilmoitus voidaan tallentaa ilmoittajan suostumuksella.
- Vastaanottokuittaus. Ilmoituksen vastaanottamisesta on annettava ilmoituksen tekijälle vastaanottoilmoitus seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta.
- Toimenpiteisiin ryhtyminen ja näistä tiedottaminen ilmoittajalle. Ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilön on ryhdyttävä tarpeellisiin toimenpiteisiin ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi ja tarvittaessa rikkomiseen puuttumiseksi. Lisäksi ilmoituksen tekijälle on annettava kolmen kuukauden kuluessa tietoa siitä, mitä toimenpiteitä ilmoituksen johdosta toteutetaan.
- Salassapito. Täsmällisemmät salassapitovelvoitteet sekä ilmoittajan henkilöllisyyden että ilmoituksen kohteena olevien henkilöiden suojaamiseksi. Lisäksi henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan tietosuojalainsäädäntöä kuten tähänkin saakka.
- Ilmoittajansuojelu. Ilmoittajaa on suojeltava, jotta hän ei joudu vastatoimien kohteeksi tekemänsä ilmoituksen vuoksi. Tämä ei kuitenkaan aseta välitysliikkeille velvoitteita, vaan kieltää tietynlaisten vastatoimien kohdistamisen ilmoittajaan (esim. työsuhteen ehtojen heikentäminen tai työsuhteen päättäminen).
- Tiedottaminen henkilöstölle. Henkilöstölle on tiedotettava ilmoituskanavan käyttöönotosta, ilmoittamiseen liittyvistä menettelyistä, viranomaiselle ilmoittamisesta sekä ilmoittajan suojan saamisen edellytyksistä.
Välitysliike voi halutessaan päättää, että ilmoituksia voidaan tehdä myös nimettömänä. Jos ilmoitus on tehty nimettömänä, vastaanottoilmoitusta ei tarvitse toimittaa tai antaa ilmoittajalle tietoa siitä, mihin toimenpiteisiin ilmoituksen johdosta ryhdytään.
