1.1 Yleistä välitysliiketoiminnan harjoittamisesta

päivitetty 12.10.2022

Kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä annetussa laissa (välitysliikelaki) määritellään välitystoiminnan harjoittamisen edellytykset (mm. rekisteröinti, vastuuvakuutus, vastaava hoitaja).

Välitysliikkeessä on oltava vastaava hoitaja, joka on velvollinen huolehtimaan siitä, että välitystoiminnassa noudatetaan hyvää välitystapaa ja että toimintaa muutoinkin harjoitetaan lainmukaisesti. Vastaavan hoitajan on oltava täysi-ikäinen ja luotettava henkilö, joka ei ole konkurssissa ja jonka toimintakelpoisuutta ei ole rajoitettu. Kiinteistönvälitysliikkeen vastaavalla hoitajalla on oltava kiinteistönvälittäjäkokeessa osoitettu ammattipätevyys (LKV-pätevyys).

Kiinteistönvälittäjällä tarkoitetaan laissa henkilöä, joka on suorittanut Keskuskauppakamarin välittäjäkoelautakunnan järjestämän kiinteistönvälittäjäkokeen. Vain välittäjäkokeen suorittanut henkilö saa käyttää kiinteistönvälittäjän nimikettä tai lyhennettä LKV. Muista kiinteistönvälitysalalla toimivista käytettäviä nimikkeitä ovat esim. kiinteistö- tai myyntiedustaja, asuntomyyjä sekä myyntineuvottelija.

Kiinteistönvälityksellä tarkoitetaan toimintaa, jossa tulon tai muun taloudellisen hyödyn saamiseksi sopijapuolet saatetaan kosketuksiin toistensa kanssa luovutettaessa

1) kiinteistöä tai sen osaa
2) vuokraoikeutta
3) rakennusta
4) osakkeita tai osuuksia, jotka antavat hallintaoikeuden tiettyyn kiinteistöön tai sen osaan, rakennukseen taikka huoneistoon.

Laki koskee Suomessa tapahtuvaa yllä mainittujen kohteiden välitystä riippumatta siitä, sijaitsevatko kohteet Suomessa vai ulkomailla.

Kopioi osio leikepöydälle

päivitetty 12.10.2022

Kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä annetussa laissa (välitysliikelaki) määritellään välitystoiminnan harjoittamisen edellytykset (mm. rekisteröinti, vastuuvakuutus, vastaava hoitaja).

Välitysliikkeessä on oltava vastaava hoitaja, joka on velvollinen huolehtimaan siitä, että välitystoiminnassa noudatetaan hyvää välitystapaa ja että toimintaa muutoinkin harjoitetaan lainmukaisesti. Vastaavan hoitajan on oltava täysi-ikäinen ja luotettava henkilö, joka ei ole konkurssissa ja jonka toimintakelpoisuutta ei ole rajoitettu. Kiinteistönvälitysliikkeen vastaavalla hoitajalla on oltava kiinteistönvälittäjäkokeessa osoitettu ammattipätevyys (LKV-pätevyys).

Kiinteistönvälittäjällä tarkoitetaan laissa henkilöä, joka on suorittanut Keskuskauppakamarin välittäjäkoelautakunnan järjestämän kiinteistönvälittäjäkokeen. Vain välittäjäkokeen suorittanut henkilö saa käyttää kiinteistönvälittäjän nimikettä tai lyhennettä LKV. Muista kiinteistönvälitysalalla toimivista käytettäviä nimikkeitä ovat esim. kiinteistö- tai myyntiedustaja, asuntomyyjä sekä myyntineuvottelija.

Kiinteistönvälityksellä tarkoitetaan toimintaa, jossa tulon tai muun taloudellisen hyödyn saamiseksi sopijapuolet saatetaan kosketuksiin toistensa kanssa luovutettaessa

1) kiinteistöä tai sen osaa
2) vuokraoikeutta
3) rakennusta
4) osakkeita tai osuuksia, jotka antavat hallintaoikeuden tiettyyn kiinteistöön tai sen osaan, rakennukseen taikka huoneistoon.

Laki koskee Suomessa tapahtuvaa yllä mainittujen kohteiden välitystä riippumatta siitä, sijaitsevatko kohteet Suomessa vai ulkomailla.

1.1.1 Pätevyysvaatimukset ja palveluksessa olo
päivitetty 12.10.2022

Vastaavan hoitajan on huolehdittava siitä, että välitysliikkeen palveluksessa ja sen jokaisessa toimipaikassa välitystehtäviä suorittavista vähintään puolella on laissa tarkoitettu ammattipätevyys (lähtökohtaisesti LKV). Vastaavan hoitajan on huolehdittava myös siitä, että muillakin välitystoimintaan osallistuvilla henkilöillä on tehtävän edellyttämä riittävä ammattitaito.
Jos välitysliikkeeseen esimerkiksi palkataan myyntiesittelijäksi henkilö, jolla ei ole laissa tarkoitettua ammattipätevyyttä eikä riittävää kokemukseen perustuvaa ammattitaitoa, vastaavan hoitajan on huolehdittava siitä, että henkilö asianmukaisesti perehdytetään tehtäviinsä.

Kiinteistönvälitysliikkeeksi rekisteröitynyt välitysliike voi harjoittaa sekä kiinteistönvälitystä että vuokravälitystä. Mikäli kiinteistönvälitysliike kykenee luotettavasti osoittamaan, että tietty osa välitystehtäviä suorittavista henkilöistä osallistuu vain vuokravälitykseen, voidaan tapauskohtaisesti arvioida ammattipätevyysvaatimusten täyttymistä erikseen kiinteistönvälitystä
hoitavien henkilöiden ja erikseen vuokravälitystä hoitavien henkilöiden osalta. Tällöin pelkästään vuokravälitystä hoitavista henkilöistä vähintään puolella tulee olla LVV- tai LKV-pätevyys.

Välitysliikkeen on toiminnassaan huomioitava, että sen nimissä välitystehtäviä suorittavien tulee olla välitysliikkeen palveluksessa välitysliikelain tarkoittamalla tavalla. Korkeimman hallinto-oikeuden päätöksen 2022:33 mukaan välitysliikelaissa viitatulla palveluksessa olemisella tarkoitetaan välitysliikkeeseen työsuhteessa olevia ja liikkeen johtoon kuuluvia henkilöitä. Aluehallintoviraston kannan mukaan liikkeen johdolla tarkoitetaan sen lakisääteisiä elimiä. Osakeyhtiön johtoon voidaan siis katsoa kuuluvan hallitus sekä mahdollinen toimitusjohtaja, avoimen yhtiön johtoon sen yhtiömiehet ja kommandiittiyhtiön johtoon sen vastuunalaiset yhtiömiehet.

Välitystehtäviä ei voi antaa muiden, kuin välitysliikkeen palveluksessa olevien hoidettavaksi. Välitystehtävinä voidaan pitää mm. toimeksiantosopimuksen tekemistä, kohteen hinnan/vuokran määrittelyä, kohteen markkinointia, esittelyn pitämistä, kohdetta koskevien tietojen antamista
ostaja-/vuokralaisehdokkaille, tarjousten vastaanottamista, kohdetta koskevan sopimuksen laatimista ja osapuolten muuta avustamista sopimuksen teossa.

Välitystehtävien suorittamisena ei kuitenkaan pidetä esimerkiksi pelkkien kuvaus- tai stailauspalveluiden suorittamista. Myöskään pelkkien hallinto- tai toimistotehtävien hoitamista ei pidetä edellisessä kappaleessa tarkoitettuna välitystehtävän suorittamisena.

Kopioi osio leikepöydälle

1.1.1 Pätevyysvaatimukset ja palveluksessa olo
päivitetty 12.10.2022

Vastaavan hoitajan on huolehdittava siitä, että välitysliikkeen palveluksessa ja sen jokaisessa toimipaikassa välitystehtäviä suorittavista vähintään puolella on laissa tarkoitettu ammattipätevyys (lähtökohtaisesti LKV). Vastaavan hoitajan on huolehdittava myös siitä, että muillakin välitystoimintaan osallistuvilla henkilöillä on tehtävän edellyttämä riittävä ammattitaito.
Jos välitysliikkeeseen esimerkiksi palkataan myyntiesittelijäksi henkilö, jolla ei ole laissa tarkoitettua ammattipätevyyttä eikä riittävää kokemukseen perustuvaa ammattitaitoa, vastaavan hoitajan on huolehdittava siitä, että henkilö asianmukaisesti perehdytetään tehtäviinsä.

Kiinteistönvälitysliikkeeksi rekisteröitynyt välitysliike voi harjoittaa sekä kiinteistönvälitystä että vuokravälitystä. Mikäli kiinteistönvälitysliike kykenee luotettavasti osoittamaan, että tietty osa välitystehtäviä suorittavista henkilöistä osallistuu vain vuokravälitykseen, voidaan tapauskohtaisesti arvioida ammattipätevyysvaatimusten täyttymistä erikseen kiinteistönvälitystä
hoitavien henkilöiden ja erikseen vuokravälitystä hoitavien henkilöiden osalta. Tällöin pelkästään vuokravälitystä hoitavista henkilöistä vähintään puolella tulee olla LVV- tai LKV-pätevyys.

Välitysliikkeen on toiminnassaan huomioitava, että sen nimissä välitystehtäviä suorittavien tulee olla välitysliikkeen palveluksessa välitysliikelain tarkoittamalla tavalla. Korkeimman hallinto-oikeuden päätöksen 2022:33 mukaan välitysliikelaissa viitatulla palveluksessa olemisella tarkoitetaan välitysliikkeeseen työsuhteessa olevia ja liikkeen johtoon kuuluvia henkilöitä. Aluehallintoviraston kannan mukaan liikkeen johdolla tarkoitetaan sen lakisääteisiä elimiä. Osakeyhtiön johtoon voidaan siis katsoa kuuluvan hallitus sekä mahdollinen toimitusjohtaja, avoimen yhtiön johtoon sen yhtiömiehet ja kommandiittiyhtiön johtoon sen vastuunalaiset yhtiömiehet.

Välitystehtäviä ei voi antaa muiden, kuin välitysliikkeen palveluksessa olevien hoidettavaksi. Välitystehtävinä voidaan pitää mm. toimeksiantosopimuksen tekemistä, kohteen hinnan/vuokran määrittelyä, kohteen markkinointia, esittelyn pitämistä, kohdetta koskevien tietojen antamista
ostaja-/vuokralaisehdokkaille, tarjousten vastaanottamista, kohdetta koskevan sopimuksen laatimista ja osapuolten muuta avustamista sopimuksen teossa.

Välitystehtävien suorittamisena ei kuitenkaan pidetä esimerkiksi pelkkien kuvaus- tai stailauspalveluiden suorittamista. Myöskään pelkkien hallinto- tai toimistotehtävien hoitamista ei pidetä edellisessä kappaleessa tarkoitettuna välitystehtävän suorittamisena.

1.2 Välitysliiketoiminnan valvonta


päivitetty 12.10.2022

Välitysliiketoiminnan harjoittamista ja sen lainmukaisuutta valvoo aluehallintovirasto (AVI). Valvontavelvollisuus kuuluu sille aluehallintovirastolle, jonka alueella välitysliikkeen hallinnollinen päätoimipaikka sijaitsee. Lisätietoja löytyy osoitteesta www.avi.fi.

Välitysliikkeen on salassapitosäännösten estämättä pyynnöstä annettava AVI:lle toimeksiantopäiväkirja ja siihen liittyvät asiakirjat sekä muut valvontaa varten tarvittavat asiakirjat ja tiedot.

Kopioi osio leikepöydälle


päivitetty 12.10.2022

Välitysliiketoiminnan harjoittamista ja sen lainmukaisuutta valvoo aluehallintovirasto (AVI). Valvontavelvollisuus kuuluu sille aluehallintovirastolle, jonka alueella välitysliikkeen hallinnollinen päätoimipaikka sijaitsee. Lisätietoja löytyy osoitteesta www.avi.fi.

Välitysliikkeen on salassapitosäännösten estämättä pyynnöstä annettava AVI:lle toimeksiantopäiväkirja ja siihen liittyvät asiakirjat sekä muut valvontaa varten tarvittavat asiakirjat ja tiedot.

1.3 Asiakasvarat


päivitetty 12.10.2022

Välitysliikkeen on pidettävä sen haltuun luovutetut asiakkaalta saadut varat erillään välitysliikkeen omista varoista. Varat eivät saa olla ns. hallinnointiyhtiön tilillä. Varojen erillisyys on erityisen tärkeää asiakkaan suojaamiseksi välitysliikkeen velkojia vastaan. Asiakkaan varojen erillään pidon laiminlyönti voi johtaa siihen, että ne ulosmitataan välitysliikkeen velasta tai niiden katsotaan kuuluvan välitysliikkeen konkurssipesään.

Asiakasvarat on talletettava pankkitilille tai säilytettävä muulla luotettavalla tavalla. Asiakasvarat, kuten käsirahat, varainsiirtoverot, kaupanteossa maksetut osakauppahinnat, varausmaksut ja sopimussakot pitää säilyttää asiakasvaratilillä, joka on välitysliikkeen nimissä ja jonka nimestä käy ilmi, että kyse on asiakasvaratilistä. Asiakasvaratiliä ei saa käyttää muun maksuliikenteen hoitamiseen eikä välityspalkkioita saa ohjata maksettavaksi asiakasvaratilille. Välityspalkkioiksi muuttuneet käsirahat tulee viipymättä siirtää pois asiakasvaratililtä. Varojen palauttamisessa on huomioitava rahanpesulain säännökset. Rahanpesun riskien minimoimiseksi on suositeltavaa kieltäytyä tilanteesta, jossa kauppasumma kokonaisuudessaan siirretään välitysliikkeen asiakasvaratilille.

Kopioi osio leikepöydälle


päivitetty 12.10.2022

Välitysliikkeen on pidettävä sen haltuun luovutetut asiakkaalta saadut varat erillään välitysliikkeen omista varoista. Varat eivät saa olla ns. hallinnointiyhtiön tilillä. Varojen erillisyys on erityisen tärkeää asiakkaan suojaamiseksi välitysliikkeen velkojia vastaan. Asiakkaan varojen erillään pidon laiminlyönti voi johtaa siihen, että ne ulosmitataan välitysliikkeen velasta tai niiden katsotaan kuuluvan välitysliikkeen konkurssipesään.

Asiakasvarat on talletettava pankkitilille tai säilytettävä muulla luotettavalla tavalla. Asiakasvarat, kuten käsirahat, varainsiirtoverot, kaupanteossa maksetut osakauppahinnat, varausmaksut ja sopimussakot pitää säilyttää asiakasvaratilillä, joka on välitysliikkeen nimissä ja jonka nimestä käy ilmi, että kyse on asiakasvaratilistä. Asiakasvaratiliä ei saa käyttää muun maksuliikenteen hoitamiseen eikä välityspalkkioita saa ohjata maksettavaksi asiakasvaratilille. Välityspalkkioiksi muuttuneet käsirahat tulee viipymättä siirtää pois asiakasvaratililtä. Varojen palauttamisessa on huomioitava rahanpesulain säännökset. Rahanpesun riskien minimoimiseksi on suositeltavaa kieltäytyä tilanteesta, jossa kauppasumma kokonaisuudessaan siirretään välitysliikkeen asiakasvaratilille.

1.4 Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen


päivitetty 12.10.2022

Kiinteistönvälitysliikkeet ovat rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (rahanpesulaki) soveltamisalan piiriin kuuluvia ilmoitusvelvollisia aivan kuten esimerkiksi pankit. Sen vuoksi välitysliikkeet ovat velvollisia selvittämään lain edellyttämiä asioita asiakkailtaan. Välitysliikkeen on muun muassa tunnettava asiakkaansa (asiakkaan tunnistaminen ja henkilöllisyyden todentaminen) ja selvitettävä tarvittaessa tosiasiallinen edunsaaja. Lisäksi välitysliikkeelle syntyy tietyissä tilanteissa selonottovelvollisuus, ilmoitusvelvollisuus ja velvollisuus keskeyttää liiketoimi tai lopettaa asiakassuhde.

AVI on laatinut kaikille ilmoitusvelvollisille suunnatun yleisohjeen rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (06/2021). Ohjeeseen sisältyy myös kiinteistön- ja vuokrahuoneiston välitysliikkeitä koskeva alakohtainen liite, jossa käydään läpi alakohtaisia tarkennuksia ja soveltamisalaa koskevia rajauksia. Lisäksi AVI on antanut erillisen ohjeen epäilyttävästä liiketoimesta ilmoittaminen (04/2021). Aluehallintoviraston ohjeet löytyvät osoitteesta https://avi.fi/asioi/yritys-tai-yhteiso/valvonta-ja-kantelut/raha-ja omaisuus/rahanpesulain-valvonta.

Lisäksi KVKL:n lakivaliokunta on laatinut rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä sekä pakotteiden noudattamista koskevan yleisohjeen kiinteistönvälitysalalle. Ohje löytyy osoitteesta www.kiinteistonvalitysala.fi.

Edellä mainittu KVKL:n lakivaliokunnan laatima ohje on yleisohje, joka on laadittu helpottamaan välitysliikkeen käytännön toimia rahanpesulain tarkoittamissa tilanteissa. Välitysliikkeen on laadittava riskiarvio rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskien tunnistamiseksi ja
arvioimiseksi. Ilmoitusvelvollisella on oltava riittävät toimintaperiaatteet, menettelytavat ja valvonta rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskien hallitsemiseksi. Rahanpesulaissa säädetään työntekijöiden koulutuksesta ja suojelemisesta sekä ilmoitusvelvollisen omaan toimintaan soveltuvien toimintaohjeiden laatimisesta. Ilmoitusvelvollisen tulee laatia omaan toimintaansa soveltuvat toimintaohjeet asiakkaiden tuntemista koskevista menettelyistä sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen liittyvästä asiakasta koskevien tietojen hankkimisesta, jatkuvasta seurannasta ja selonottovelvollisuudesta sekä ilmoitusvelvollisuuden noudattamisesta. Välitysliikkeet voivat omia toimintaohjeita suunniteltaessa hyödyntää esimerkiksi KVKL:n lakivaliokunnan edellä mainittua yleisohjetta, mutta jokaisen ilmoitusvelvollisen tulee riskiarvioon pohjautuen valita ne menettelytavat, joiden puitteissa lain velvoitteet tulevat noudatettaviksi, sekä ne menettelytavat, jotka vastaavat ilmoitusvelvollisen omaan toimintaan liittyviä riskejä. Ilmoitusvelvollinen on myös velvollinen huolehtimaan siitä, että sen työntekijät saavat koulutuksen rahanpesulain ja sen nojalla annettujen säännösten noudattamisen varmistamiseksi.

Kopioi osio leikepöydälle


päivitetty 12.10.2022

Kiinteistönvälitysliikkeet ovat rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (rahanpesulaki) soveltamisalan piiriin kuuluvia ilmoitusvelvollisia aivan kuten esimerkiksi pankit. Sen vuoksi välitysliikkeet ovat velvollisia selvittämään lain edellyttämiä asioita asiakkailtaan. Välitysliikkeen on muun muassa tunnettava asiakkaansa (asiakkaan tunnistaminen ja henkilöllisyyden todentaminen) ja selvitettävä tarvittaessa tosiasiallinen edunsaaja. Lisäksi välitysliikkeelle syntyy tietyissä tilanteissa selonottovelvollisuus, ilmoitusvelvollisuus ja velvollisuus keskeyttää liiketoimi tai lopettaa asiakassuhde.

AVI on laatinut kaikille ilmoitusvelvollisille suunnatun yleisohjeen rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (06/2021). Ohjeeseen sisältyy myös kiinteistön- ja vuokrahuoneiston välitysliikkeitä koskeva alakohtainen liite, jossa käydään läpi alakohtaisia tarkennuksia ja soveltamisalaa koskevia rajauksia. Lisäksi AVI on antanut erillisen ohjeen epäilyttävästä liiketoimesta ilmoittaminen (04/2021). Aluehallintoviraston ohjeet löytyvät osoitteesta https://avi.fi/asioi/yritys-tai-yhteiso/valvonta-ja-kantelut/raha-ja omaisuus/rahanpesulain-valvonta.

Lisäksi KVKL:n lakivaliokunta on laatinut rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä sekä pakotteiden noudattamista koskevan yleisohjeen kiinteistönvälitysalalle. Ohje löytyy osoitteesta www.kiinteistonvalitysala.fi.

Edellä mainittu KVKL:n lakivaliokunnan laatima ohje on yleisohje, joka on laadittu helpottamaan välitysliikkeen käytännön toimia rahanpesulain tarkoittamissa tilanteissa. Välitysliikkeen on laadittava riskiarvio rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskien tunnistamiseksi ja
arvioimiseksi. Ilmoitusvelvollisella on oltava riittävät toimintaperiaatteet, menettelytavat ja valvonta rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskien hallitsemiseksi. Rahanpesulaissa säädetään työntekijöiden koulutuksesta ja suojelemisesta sekä ilmoitusvelvollisen omaan toimintaan soveltuvien toimintaohjeiden laatimisesta. Ilmoitusvelvollisen tulee laatia omaan toimintaansa soveltuvat toimintaohjeet asiakkaiden tuntemista koskevista menettelyistä sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen liittyvästä asiakasta koskevien tietojen hankkimisesta, jatkuvasta seurannasta ja selonottovelvollisuudesta sekä ilmoitusvelvollisuuden noudattamisesta. Välitysliikkeet voivat omia toimintaohjeita suunniteltaessa hyödyntää esimerkiksi KVKL:n lakivaliokunnan edellä mainittua yleisohjetta, mutta jokaisen ilmoitusvelvollisen tulee riskiarvioon pohjautuen valita ne menettelytavat, joiden puitteissa lain velvoitteet tulevat noudatettaviksi, sekä ne menettelytavat, jotka vastaavat ilmoitusvelvollisen omaan toimintaan liittyviä riskejä. Ilmoitusvelvollinen on myös velvollinen huolehtimaan siitä, että sen työntekijät saavat koulutuksen rahanpesulain ja sen nojalla annettujen säännösten noudattamisen varmistamiseksi.

1.5 Tietojen luottamuksellisuus


päivitetty 12.10.2022

Kaikki asiakassuhteeseen liittyvät tiedot ovat lähtökohtaisesti salassa pidettäviä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain perusteella. Välitysliikkeillä on kuitenkin kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä annetun lain (välityslaki) ja kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä annetun lain (välitysliikelaki) perusteella oikeus antaa toimeksiantoon liittyvät objektiivisesti arvioiden merkitykselliset tiedot kaupan kohteesta kiinnostuneille. Alla on kerrottu esimerkkejä siitä, mitä välitysliikkeen salassapitovelvollisuuden piiriin katsotaan kuuluvan. Katso poikkeus AVI:n osalta edellä luvussa 1.2.

Toimeksiantajan antamien tietojen osalta lähtökohtana on, että ostajalle ja ostajaehdokkaille saa kertoa vain sellaiset asiat, joilla on merkitystä kaupasta päättämisen kannalta (kaupan kohteen fyysisiin ominaisuuksiin liittyvät seikat ja toimeksiantajan oikeudelliseen statukseen sekä vallintaan liittyvät seikat). Ostajaehdokkaille saa kertoa myös kuinka monta henkilöä asunnossa on asunut. Salassa pidettäviä tietoja ovat toimeksiantajan henkilöön ja hänen toimintaansa liittyvät seikat. Ilman toimeksiantajan lupaa ei saa kertoa esimerkiksi myynnin syytä, (kuten työttömyys, avioero tms.), toimeksiantajan ammattia, toimeksiantosopimuksen sisältöä tai toimeksiantajan taloudelliseen tilanteeseen liittyviä seikkoja (poikkeuksena tieto myyjän todetusta maksukyvyttömyydestä, josta jäljempänä luvussa 8.1). Välitysliikkeellä on oikeus mutta ei velvollisuutta kertoa tietoa siitä, kauanko kohde on ollut myynnissä.

Toimeksiantosopimus selostusliitteineen on toimeksiantajan ja välitysliikkeen kahdenvälinen sopimus, josta ei saa antaa kenellekään kopiota, ellei toimeksiantaja anna lupaa. Välitysliike saa kuitenkin luovuttaa kopion tai otteen toimeksiantosopimuksesta osoittaakseen toimeksiantosopimuksen voimassaolon tai toimeksiannossa saamansa valtuutuksen tietojen saamiseen
esimerkiksi isännöitsijälle, pankille, sähkölaitokselle, vesilaitokselle tai vesiosuuskunnalle. Tällöin välitysliikkeen tulee peittää sopimuksesta mahdolliset henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetiedot ja tarvittaessa toimeksiantajan henkilötunnus (katso tarkemmin luvusta 1.7.1). Välitysliike voi peittää sopimuksesta myös esimerkiksi kohteen hintaan ja palkkioon liittyvät tiedot. Sopimuksesta tulee kuitenkin ilmetä toimeksiantosuhteen osapuolet, kohde ja voimassaolo.

Ostajalta saatujen tietojen osalta pääsääntö on, että välitysliike ei saa kertoa edes myyjälle ostajan henkilöön liittyviä tietoja (ammattia tms.), ellei ostaja anna lupaa. Tarjouksen tekijöille ei saa kertoa toisten tarjousten tekijöiden henkilöllisyyttä.

Kolmannelle osapuolelle annettavien tietojen osalta lähtökohtana on, ettei toimeksiannon päätyttyä kohteesta tai kaupan osapuolista anneta mitään tietoja kolmannelle.

Katso tarkemmin ohjeen luvusta 1.7 tietosuojaan liittyvä ohjeistus.

Kopioi osio leikepöydälle


päivitetty 12.10.2022

Kaikki asiakassuhteeseen liittyvät tiedot ovat lähtökohtaisesti salassa pidettäviä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain perusteella. Välitysliikkeillä on kuitenkin kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä annetun lain (välityslaki) ja kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä annetun lain (välitysliikelaki) perusteella oikeus antaa toimeksiantoon liittyvät objektiivisesti arvioiden merkitykselliset tiedot kaupan kohteesta kiinnostuneille. Alla on kerrottu esimerkkejä siitä, mitä välitysliikkeen salassapitovelvollisuuden piiriin katsotaan kuuluvan. Katso poikkeus AVI:n osalta edellä luvussa 1.2.

Toimeksiantajan antamien tietojen osalta lähtökohtana on, että ostajalle ja ostajaehdokkaille saa kertoa vain sellaiset asiat, joilla on merkitystä kaupasta päättämisen kannalta (kaupan kohteen fyysisiin ominaisuuksiin liittyvät seikat ja toimeksiantajan oikeudelliseen statukseen sekä vallintaan liittyvät seikat). Ostajaehdokkaille saa kertoa myös kuinka monta henkilöä asunnossa on asunut. Salassa pidettäviä tietoja ovat toimeksiantajan henkilöön ja hänen toimintaansa liittyvät seikat. Ilman toimeksiantajan lupaa ei saa kertoa esimerkiksi myynnin syytä, (kuten työttömyys, avioero tms.), toimeksiantajan ammattia, toimeksiantosopimuksen sisältöä tai toimeksiantajan taloudelliseen tilanteeseen liittyviä seikkoja (poikkeuksena tieto myyjän todetusta maksukyvyttömyydestä, josta jäljempänä luvussa 8.1). Välitysliikkeellä on oikeus mutta ei velvollisuutta kertoa tietoa siitä, kauanko kohde on ollut myynnissä.

Toimeksiantosopimus selostusliitteineen on toimeksiantajan ja välitysliikkeen kahdenvälinen sopimus, josta ei saa antaa kenellekään kopiota, ellei toimeksiantaja anna lupaa. Välitysliike saa kuitenkin luovuttaa kopion tai otteen toimeksiantosopimuksesta osoittaakseen toimeksiantosopimuksen voimassaolon tai toimeksiannossa saamansa valtuutuksen tietojen saamiseen
esimerkiksi isännöitsijälle, pankille, sähkölaitokselle, vesilaitokselle tai vesiosuuskunnalle. Tällöin välitysliikkeen tulee peittää sopimuksesta mahdolliset henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetiedot ja tarvittaessa toimeksiantajan henkilötunnus (katso tarkemmin luvusta 1.7.1). Välitysliike voi peittää sopimuksesta myös esimerkiksi kohteen hintaan ja palkkioon liittyvät tiedot. Sopimuksesta tulee kuitenkin ilmetä toimeksiantosuhteen osapuolet, kohde ja voimassaolo.

Ostajalta saatujen tietojen osalta pääsääntö on, että välitysliike ei saa kertoa edes myyjälle ostajan henkilöön liittyviä tietoja (ammattia tms.), ellei ostaja anna lupaa. Tarjouksen tekijöille ei saa kertoa toisten tarjousten tekijöiden henkilöllisyyttä.

Kolmannelle osapuolelle annettavien tietojen osalta lähtökohtana on, ettei toimeksiannon päätyttyä kohteesta tai kaupan osapuolista anneta mitään tietoja kolmannelle.

Katso tarkemmin ohjeen luvusta 1.7 tietosuojaan liittyvä ohjeistus.

1.6 Arkistointi


päivitetty 12.10.2022

Arkistoinnin osalta välitysliikkeiden on huomioitava kaksi eri asiakokonaisuutta, eli välitysliikelain mukaiset tilanteet ja rahanpesulain edellyttämät asiakirjojen säilyttämisvelvollisuudet.

Välitysliikkeen on välitysliikelain mukaan säilytettävä toimeksiantopäiväkirja, toimeksiantosopimukset liitteineen, tarjousasiakirjat, esitteet ja muut toimeksiantoon liittyvät asiakirjat (muun muassa kaikki kohteesta hankitut asiakirjat, valokuvat, kohdevideot ja 3D-tilakuvaukset) viisi vuotta
toimeksiannon päättymisestä.

Viiden vuoden säilytysvelvollisuus on laissa säädetty vähimmäisvaatimus. Vahingonkorvausvastuiden osalta välitysliikkeen on syytä huomioida vanhentumislain mukainen kymmenen vuoden vanhentumisaika, minkä vuoksi asiakirjoja yms. toimeksiantoon liittyvää aineistoa on syytä säilyttää kymmenen vuotta toimeksiannon päättymisestä tai siitä, kun kaikki toimeksiantosopimukseen liittyvät toimet on tehty.

Rahanpesulain (”asiakkaan tuntemistiedot ja niiden säilyttäminen”) mukaan ilmoitusvelvollisen on pidettävä kaikki asiakkaan tuntemista ja liiketoimia koskevat asiakirjat ja tiedot ajantasaisina ja olennaisina. Tiedot on säilytettävä luotettavalla tavalla viiden vuoden ajan vakituisen asiakassuhteen päättymisestä/liiketoimen suorittamisesta. Viiden vuoden säilytysvelvollisuus on rahanpesulaissa säädetty vähimmäisvaatimus. Säilytysajan osalta välitysliikkeen on syytä huomioida edellä vahingonkorvausvastuiden osalta mainittu.

Lisäksi rahanpesulaissa säädetään epäilyttäviä liiketoimia koskevien tietojen säilyttämisvelvollisuudesta. Epäilyttävää liiketoimea koskevan ilmoituksen tekemistä varten hankitut välttämättömät tiedot sekä näihin liittyvät asiakirjat on poistettava viiden vuoden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä tai epäilyttävän liiketoimen suorittamisesta, jollei niiden säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka ilmoitusvelvollisen tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi. Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus on tutkittava viimeistään kolmen vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden tarkistamisesta. Tarkistamisesta ja sen ajankohdasta on tehtävä merkintä. Lisäksi välitysliikkeen on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, että edellä tarkoitetut
tiedot ja asiakirjat on pidettävä erillään asiakasrekisteristä eikä niitä saa käyttää muuhun kuin rahanpesulaissa säädettyyn tarkoitukseen.

Kopioi osio leikepöydälle


päivitetty 12.10.2022

Arkistoinnin osalta välitysliikkeiden on huomioitava kaksi eri asiakokonaisuutta, eli välitysliikelain mukaiset tilanteet ja rahanpesulain edellyttämät asiakirjojen säilyttämisvelvollisuudet.

Välitysliikkeen on välitysliikelain mukaan säilytettävä toimeksiantopäiväkirja, toimeksiantosopimukset liitteineen, tarjousasiakirjat, esitteet ja muut toimeksiantoon liittyvät asiakirjat (muun muassa kaikki kohteesta hankitut asiakirjat, valokuvat, kohdevideot ja 3D-tilakuvaukset) viisi vuotta
toimeksiannon päättymisestä.

Viiden vuoden säilytysvelvollisuus on laissa säädetty vähimmäisvaatimus. Vahingonkorvausvastuiden osalta välitysliikkeen on syytä huomioida vanhentumislain mukainen kymmenen vuoden vanhentumisaika, minkä vuoksi asiakirjoja yms. toimeksiantoon liittyvää aineistoa on syytä säilyttää kymmenen vuotta toimeksiannon päättymisestä tai siitä, kun kaikki toimeksiantosopimukseen liittyvät toimet on tehty.

Rahanpesulain (”asiakkaan tuntemistiedot ja niiden säilyttäminen”) mukaan ilmoitusvelvollisen on pidettävä kaikki asiakkaan tuntemista ja liiketoimia koskevat asiakirjat ja tiedot ajantasaisina ja olennaisina. Tiedot on säilytettävä luotettavalla tavalla viiden vuoden ajan vakituisen asiakassuhteen päättymisestä/liiketoimen suorittamisesta. Viiden vuoden säilytysvelvollisuus on rahanpesulaissa säädetty vähimmäisvaatimus. Säilytysajan osalta välitysliikkeen on syytä huomioida edellä vahingonkorvausvastuiden osalta mainittu.

Lisäksi rahanpesulaissa säädetään epäilyttäviä liiketoimia koskevien tietojen säilyttämisvelvollisuudesta. Epäilyttävää liiketoimea koskevan ilmoituksen tekemistä varten hankitut välttämättömät tiedot sekä näihin liittyvät asiakirjat on poistettava viiden vuoden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä tai epäilyttävän liiketoimen suorittamisesta, jollei niiden säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka ilmoitusvelvollisen tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi. Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus on tutkittava viimeistään kolmen vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden tarkistamisesta. Tarkistamisesta ja sen ajankohdasta on tehtävä merkintä. Lisäksi välitysliikkeen on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, että edellä tarkoitetut
tiedot ja asiakirjat on pidettävä erillään asiakasrekisteristä eikä niitä saa käyttää muuhun kuin rahanpesulaissa säädettyyn tarkoitukseen.

1.7 Tietosuoja


päivitetty 12.10.2022

Kiinteistönvälitysliikkeet ja vuokrahuoneiston välitysliikkeet ovat henkilötietoja käsitellessään velvollisia noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Yleistä tietosuoja-asetusta täsmentää kansallinen tietosuojalaki. Välitysliikkeen tulee tuntea tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain sisältö sekä varmistua siitä, että yrityksen noudattamat käytännöt koskien henkilötietojen käsittelyä ovat
asianmukaisia.

Henkilötietoja ovat sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti. Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, henkilöllisyystodistuksen numero, auton rekisterinumero ja kiinteistön paikkatieto. Henkilötietoja ovat siis monet muutkin tiedot kuin pelkkä henkilötunnus.

Henkilötietojen ”käsittelyllä” tarkoitetaan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan toimintoa tai toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoja sisältäviin tietojoukkoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista, tai muuttamista, hakua, kyselyä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista.

Jotta henkilötietoja voidaan käsitellä, on käsittelyn oltava lainmukaista. Käsittely on lainmukaista esimerkiksi, jos rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten, tai jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, taikka jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellytettävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut, erityisesti, jos rekisteröity on lapsi.

Tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötietojen käsittely on lainmukaista myös silloin, jos käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Kauppakirjalle voidaan lähtökohtaisesti lisätä sopimusosapuolten (eli myyjän ja ostajan) henkilötietoina esimerkiksi puhelinnumero ja sähköpostiosoite ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta, koska kauppasopimuksen täytäntöönpanon voidaan katsoa kattavan muun muassa hallintaoikeuden luovutuksen ja kaupan loppuun viemisen (loppukauppahinnan maksaminen), jotka edellyttävät, samoin kuin sopimuksessa mahdollisesti sovitun purkuoikeuden käyttäminen ja reklamaatiot yms., että kaupan toinen osapuoli saa yhteyden kaupan toiseen osapuoleen. Välitysliikkeen tulee kuitenkin edellä selvitetystä poiketen henkilötietoja laatimaansa kauppasopimukseen kirjatessaan huomioida tietosuojaoikeudelliset tietojen tarpeellisuuden ja
minimoinnin vaatimukset. Kauppakirjalle ei näin ollen tule kirjata mitään sellaisia henkilötietoja, jotka eivät ole kaupan tekemisen tai sen täytäntöönpanemisen kannalta tarpeellisia.

Välitysliike voi tarvittaessa peittää ostajaehdokkaille tarjousvaiheessa annettavista asiakirjoista niissä olevia henkilötietoja. Tämä voi olla tarpeen erityisesti silloin, kun asiakirjoissa on muiden kuin myyjän omia henkilötietoja (esim. hallinnanjakosopimus, vuokrasopimus). Lue lisää tietojen peittämisestä luvusta 8.1.

KVKL on julkaissut välitysliikkeille suunnatun tietosuojaohjeistuksen. Ohjeistus löytyy osoitteesta www.kiinteistonvalitysala.fi.

Kopioi osio leikepöydälle


päivitetty 12.10.2022

Kiinteistönvälitysliikkeet ja vuokrahuoneiston välitysliikkeet ovat henkilötietoja käsitellessään velvollisia noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Yleistä tietosuoja-asetusta täsmentää kansallinen tietosuojalaki. Välitysliikkeen tulee tuntea tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain sisältö sekä varmistua siitä, että yrityksen noudattamat käytännöt koskien henkilötietojen käsittelyä ovat
asianmukaisia.

Henkilötietoja ovat sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti. Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, henkilöllisyystodistuksen numero, auton rekisterinumero ja kiinteistön paikkatieto. Henkilötietoja ovat siis monet muutkin tiedot kuin pelkkä henkilötunnus.

Henkilötietojen ”käsittelyllä” tarkoitetaan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan toimintoa tai toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoja sisältäviin tietojoukkoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista, tai muuttamista, hakua, kyselyä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista.

Jotta henkilötietoja voidaan käsitellä, on käsittelyn oltava lainmukaista. Käsittely on lainmukaista esimerkiksi, jos rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten, tai jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, taikka jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellytettävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut, erityisesti, jos rekisteröity on lapsi.

Tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötietojen käsittely on lainmukaista myös silloin, jos käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Kauppakirjalle voidaan lähtökohtaisesti lisätä sopimusosapuolten (eli myyjän ja ostajan) henkilötietoina esimerkiksi puhelinnumero ja sähköpostiosoite ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta, koska kauppasopimuksen täytäntöönpanon voidaan katsoa kattavan muun muassa hallintaoikeuden luovutuksen ja kaupan loppuun viemisen (loppukauppahinnan maksaminen), jotka edellyttävät, samoin kuin sopimuksessa mahdollisesti sovitun purkuoikeuden käyttäminen ja reklamaatiot yms., että kaupan toinen osapuoli saa yhteyden kaupan toiseen osapuoleen. Välitysliikkeen tulee kuitenkin edellä selvitetystä poiketen henkilötietoja laatimaansa kauppasopimukseen kirjatessaan huomioida tietosuojaoikeudelliset tietojen tarpeellisuuden ja
minimoinnin vaatimukset. Kauppakirjalle ei näin ollen tule kirjata mitään sellaisia henkilötietoja, jotka eivät ole kaupan tekemisen tai sen täytäntöönpanemisen kannalta tarpeellisia.

Välitysliike voi tarvittaessa peittää ostajaehdokkaille tarjousvaiheessa annettavista asiakirjoista niissä olevia henkilötietoja. Tämä voi olla tarpeen erityisesti silloin, kun asiakirjoissa on muiden kuin myyjän omia henkilötietoja (esim. hallinnanjakosopimus, vuokrasopimus). Lue lisää tietojen peittämisestä luvusta 8.1.

KVKL on julkaissut välitysliikkeille suunnatun tietosuojaohjeistuksen. Ohjeistus löytyy osoitteesta www.kiinteistonvalitysala.fi.

1.7.1 Henkilötunnuksen ja tunnistetietojen käsittely välitystoiminnassapäivitetty 12.10.2022

Tietosuojalain mukaan henkilötunnusta saa käsitellä vain rekisteröidyn suostumuksella tai jos käsittelystä säädetään laissa. Lisäksi henkilötunnusta saa käsitellä, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää 1) laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi; 2) rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi; tai 3) historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka tilastointia varten. Henkilötunnusta ei tule merkitä asiakirjoihin tarpeettomasti.

Kun välitysliike saa henkilötunnuksen sisältävän asiakirjan, välitysliikkeen tulee huomioida, että henkilötunnuksen sisältämää asiakirjaa ei jaeta tarpeettomasti. Henkilötunnuksen käsittelyssä tuleekin huomioida tietojen tarpeellisuuden ja minimoinnin vaatimus. Välitysliikkeen tulee
tarvittaessa peittää asiakirjoista henkilötunnus joko peittämällä koko henkilötunnus tai sen loppuosa ennen asiakirjan lähettämistä edelleen. Esimerkkejä:

• Isännöitsijälle, pankille, sähkölaitokselle, vesilaitokselle tai vesiosuuskunnalle tms. lähetettävästä toimeksiantosopimuksesta välitysliikkeen tulee peittää henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetiedot (esim. asiakirjan nimi kuten passi tai ajokortti, asiakirjan numero, myöntänyt viranomainen) sekä tarvittaessa toimeksiantajan henkilötunnus.

• Kohteesta kiinnostuneelle tarjousvaiheessa tai sitä ennen lähetettävästä henkilötunnuksen sisältävästä lainhuutotodistuksesta, maanvuokrasopimuksesta, hallinnanjakosopimuksesta tai muusta asiakirjasta tulee peittää henkilötunnukset.

• Kun ostotarjous otetaan paperiselle tarjouslomakkeelle ensimmäisen kerran, tulee siihen aina merkitä ostajan muiden tietojen lisäksi myös ostajan henkilötunnus, mikäli henkilötunnusta ei saada muulla tavoin, kuten henkilöllisyystodistuksen kopiosta. Jos henkilötunnus on kirjattu
ostotarjoukseen, tulee se peittää ennen tarjouksen välittämistä myyjälle. Mikäli tarjous saadaan muussa kirjallisessa tai sähköisessä muodossa (esim. sähköpostitse) ja tarjouksessa on ostajan henkilötunnus, tulee se poistaa tai peittää ennen tarjouksen välittämistä myyjälle. Mikäli ostajalta on saatu ostotarjous sähköisesti allekirjoitettuna ja ostajan henkilötunnus
näkyy järjestelmän luomassa lomakkeessa automaattisesti, tulee henkilötunnus poistaa tai peittää ennen kuin tarjous välitetään eteenpäin myyjälle. Myös tarjouksessa olevat ostajan henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetiedot tulee peittää.

• Jos myyjänä on kuolinpesä ja ostajalle on ennen ostotarjouksen jättämistä annettava tilaisuus tutustua perukirjaan (katso tarkemmin kohta 8.1) tällöin perukirjasta tulee peittää kaikki siinä olevat henkilötunnukset. Sama koskee myös mahdollisia sukuselvityksiä ja virkatodistuksia.

Peittelemätön asiakirja tulee antaa tarjouksen tehneelle sen jälkeen, kun tarjous on hyväksytty, viimeistään kaupanteon yhteydessä. Mikäli lopullista kauppaa ei tehdä ja kaupan osapuolet riitaantuvat keskenään (esimerkiksi siitä, tuleeko kaupanteosta kieltäytyvän osapuolen maksaa sopimussakko), on välitysliikkeellä oikeus luovuttaa osapuolen henkilötunnus tämän vastapuolelle, mikäli se on tarpeen vaatimusten esittämiseksi tarvittaessa oikeudessa. Henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetietoja ei kuitenkaan tule koskaan antaa.

Jos henkilötunnuksen sisältämä asiakirja on tarpeen lähettää sähköpostitse, tulee sähköposti lähettää suojatussa yhteydessä tai salattuna. Jos suojatun/salatun sähköpostin käyttäminen ei poikkeuksellisesti ole mahdollista, tulee välitysliikkeen saada asiakkaalta nimenomainen suostumus siihen, että tämän henkilötunnuksen sisältäviä asiakirjoja saa lähettää sähköpostitse.

Kaupan osapuolten henkilötunnukset tulee merkitä kauppakirjaan osapuolten yksilöimiseksi.

Kopioi osio leikepöydälle

1.7.1 Henkilötunnuksen ja tunnistetietojen käsittely välitystoiminnassapäivitetty 12.10.2022

Tietosuojalain mukaan henkilötunnusta saa käsitellä vain rekisteröidyn suostumuksella tai jos käsittelystä säädetään laissa. Lisäksi henkilötunnusta saa käsitellä, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää 1) laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi; 2) rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi; tai 3) historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka tilastointia varten. Henkilötunnusta ei tule merkitä asiakirjoihin tarpeettomasti.

Kun välitysliike saa henkilötunnuksen sisältävän asiakirjan, välitysliikkeen tulee huomioida, että henkilötunnuksen sisältämää asiakirjaa ei jaeta tarpeettomasti. Henkilötunnuksen käsittelyssä tuleekin huomioida tietojen tarpeellisuuden ja minimoinnin vaatimus. Välitysliikkeen tulee
tarvittaessa peittää asiakirjoista henkilötunnus joko peittämällä koko henkilötunnus tai sen loppuosa ennen asiakirjan lähettämistä edelleen. Esimerkkejä:

• Isännöitsijälle, pankille, sähkölaitokselle, vesilaitokselle tai vesiosuuskunnalle tms. lähetettävästä toimeksiantosopimuksesta välitysliikkeen tulee peittää henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetiedot (esim. asiakirjan nimi kuten passi tai ajokortti, asiakirjan numero, myöntänyt viranomainen) sekä tarvittaessa toimeksiantajan henkilötunnus.

• Kohteesta kiinnostuneelle tarjousvaiheessa tai sitä ennen lähetettävästä henkilötunnuksen sisältävästä lainhuutotodistuksesta, maanvuokrasopimuksesta, hallinnanjakosopimuksesta tai muusta asiakirjasta tulee peittää henkilötunnukset.

• Kun ostotarjous otetaan paperiselle tarjouslomakkeelle ensimmäisen kerran, tulee siihen aina merkitä ostajan muiden tietojen lisäksi myös ostajan henkilötunnus, mikäli henkilötunnusta ei saada muulla tavoin, kuten henkilöllisyystodistuksen kopiosta. Jos henkilötunnus on kirjattu
ostotarjoukseen, tulee se peittää ennen tarjouksen välittämistä myyjälle. Mikäli tarjous saadaan muussa kirjallisessa tai sähköisessä muodossa (esim. sähköpostitse) ja tarjouksessa on ostajan henkilötunnus, tulee se poistaa tai peittää ennen tarjouksen välittämistä myyjälle. Mikäli ostajalta on saatu ostotarjous sähköisesti allekirjoitettuna ja ostajan henkilötunnus
näkyy järjestelmän luomassa lomakkeessa automaattisesti, tulee henkilötunnus poistaa tai peittää ennen kuin tarjous välitetään eteenpäin myyjälle. Myös tarjouksessa olevat ostajan henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetiedot tulee peittää.

• Jos myyjänä on kuolinpesä ja ostajalle on ennen ostotarjouksen jättämistä annettava tilaisuus tutustua perukirjaan (katso tarkemmin kohta 8.1) tällöin perukirjasta tulee peittää kaikki siinä olevat henkilötunnukset. Sama koskee myös mahdollisia sukuselvityksiä ja virkatodistuksia.

Peittelemätön asiakirja tulee antaa tarjouksen tehneelle sen jälkeen, kun tarjous on hyväksytty, viimeistään kaupanteon yhteydessä. Mikäli lopullista kauppaa ei tehdä ja kaupan osapuolet riitaantuvat keskenään (esimerkiksi siitä, tuleeko kaupanteosta kieltäytyvän osapuolen maksaa sopimussakko), on välitysliikkeellä oikeus luovuttaa osapuolen henkilötunnus tämän vastapuolelle, mikäli se on tarpeen vaatimusten esittämiseksi tarvittaessa oikeudessa. Henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetietoja ei kuitenkaan tule koskaan antaa.

Jos henkilötunnuksen sisältämä asiakirja on tarpeen lähettää sähköpostitse, tulee sähköposti lähettää suojatussa yhteydessä tai salattuna. Jos suojatun/salatun sähköpostin käyttäminen ei poikkeuksellisesti ole mahdollista, tulee välitysliikkeen saada asiakkaalta nimenomainen suostumus siihen, että tämän henkilötunnuksen sisältäviä asiakirjoja saa lähettää sähköpostitse.

Kaupan osapuolten henkilötunnukset tulee merkitä kauppakirjaan osapuolten yksilöimiseksi.

1.7.2 Turvakieltopäivitetty 12.10.2022

Välitysliikkeen tulee huomioida sopimusosapuolten mahdolliset turvakiellot välitystehtävää suorittaessaan. Turvakielto on tietojen luovutuskielto, jolla rajoitetaan henkilön osoitetietojen luovuttamista väestötietojärjestelmästä. Turvakielto koskee yleensä koko perhettä.

Asiakkaalla on vastuu siitä, että hän antaa välittäjälle tiedon itseään koskevasta turvakiellosta. Hänen tulee myös ilmoittaa, mikä on se osoitetieto, jota hän haluaa toimeksiantoa hoidettaessa käytettävän. Asiakkaan antama osoite, esim. postilokero-osoite, kirjataan kauppakirjalle ja voidaan välitysliikkeestä tarvittaessa toimittaa eteenpäin esim. viranomaisille kuten Aluehallintovirastoihin ja pankkeihin.

Turvakieltoasiakkaan henkilötunnus tulee tallentaa tavanomaiseen tapaan välitysjärjestelmään ja kirjata kauppakirjaan. Turvakieltoasiakkaankaan osalta ei voida toimia siten, että asiakkaan tietoja poistetaan välitysjärjestelmistä, koska välitysliikkeillä on velvollisuus säilyttää toimeksiantoon liittyvät asiakirjat.

Kopioi osio leikepöydälle

1.7.2 Turvakieltopäivitetty 12.10.2022

Välitysliikkeen tulee huomioida sopimusosapuolten mahdolliset turvakiellot välitystehtävää suorittaessaan. Turvakielto on tietojen luovutuskielto, jolla rajoitetaan henkilön osoitetietojen luovuttamista väestötietojärjestelmästä. Turvakielto koskee yleensä koko perhettä.

Asiakkaalla on vastuu siitä, että hän antaa välittäjälle tiedon itseään koskevasta turvakiellosta. Hänen tulee myös ilmoittaa, mikä on se osoitetieto, jota hän haluaa toimeksiantoa hoidettaessa käytettävän. Asiakkaan antama osoite, esim. postilokero-osoite, kirjataan kauppakirjalle ja voidaan välitysliikkeestä tarvittaessa toimittaa eteenpäin esim. viranomaisille kuten Aluehallintovirastoihin ja pankkeihin.

Turvakieltoasiakkaan henkilötunnus tulee tallentaa tavanomaiseen tapaan välitysjärjestelmään ja kirjata kauppakirjaan. Turvakieltoasiakkaankaan osalta ei voida toimia siten, että asiakkaan tietoja poistetaan välitysjärjestelmistä, koska välitysliikkeillä on velvollisuus säilyttää toimeksiantoon liittyvät asiakirjat.