1. REKISTERINPITÄJÄ
KVKL Datapalvelut Oy (jäljempänä KVKL Datapalvelut)
Käyntiosoite: Eteläranta 10, 00130 Helsinki
Y-tunnus: 3624233-5
Sähköposti: datapalvelut@kvkl.fi
Rekisteriasioista ja tietosuojasta vastaava henkilö
Liiketoimintajohtaja Mikko Hämäläinen, KVKL Datapalvelut Oy
mikko.hamalainen@kvkl.fi
2. REKISTERIN NIMI JA SELOSTEEN SOVELTAMISALA
KVKL Datapalvelut Oy:n tapahtumarekisteri (”Tapahtumarekisteri”).
Tämä seloste kattaa henkilötietojen käsittelyn, joka liittyy KVKL Datapalvelut Oy:n tuottamiin tapahtumiin: ilmoittautumisten ja osallistumisen hallintaan, osallistujaviestintään ja käytännön järjestelyihin, osallistumismaksujen laskutukseen ja kirjanpitoon sekä KVKL Datapalvelut Oy:n omien palvelujen markkinointiin tapahtumien osallistujille.
3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTA JA KÄYTTÖTARKOITUS
Siltä osin kuin Tapahtumarekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakiaja muita kulloinkin voimassa olevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä ja tietosuojaa. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä rekisteröidyn oikeudet.
Henkilötiedot käsittävät tietoja tapahtumiin ilmoittautuneista ja osallistuneista henkilöistä sekä heidän edustamiensa yritysten yhteyshenkilöistä. Käsittelyn oikeusperusteina ovat sopimus, lakisääteinen velvoite, rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja erityisten henkilötietoryhmien osalta nimenomainen suostumus seuraavasti:
a) Sopimuksen täytäntöönpano
- ilmoittautumisen käsittely ja osallistumisen hallinta
- osallistujaviestintä ja tapahtuman käytännön järjestelyt
- osallistumis-, tilaus- tai palvelumaksun laskuttaminen ja maksujen käsittely
b) Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
- kirjanpitoaineiston ja tositteiden laatiminen ja säilyttäminen kirjanpitolain edellyttämällä tavalla
- arvonlisäverotusta ja muuta verotusta koskevien velvoitteiden täyttäminen
- viranomaisten lakiin perustuvien tietopyyntöjen toteuttaminen
c) Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
- saatavien seuranta ja perintä
- tapahtumatuotannon ja taloushallinnon järjestäminen, kehittäminen ja suojaaminen
- palautteen kerääminen ja tapahtumien kehittäminen
- väärinkäytösten ehkäiseminen ja selvittäminen sekä oikeuksien turvaaminen
- KVKL Datapalvelut Oy:n omien palvelujen suoramarkkinointi tapahtumien osallistujille heidän ammattiroolissaan (yritys- ja ammattilaismarkkinointi). Rekisteröidyllä on aina oikeus kieltää ja vastustaa suoramarkkinointia (ks. kohta 8).
d) Nimenomainen suostumus – erityiset henkilötietoryhmät
- erityisiin henkilötietoryhmiin mahdollisesti kuuluvia erityisruokavaliotietoja käsitellään rekisteröidyn nimenomaisen suostumuksen perusteella tapahtuman tarjoilun järjestämiseksi. Tiedon antaminen on vapaaehtoista, ja suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa
4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
4.1 Rekisterissä käsiteltävät tiedot
Tapahtumarekisterissä käsitellään ja kerätään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
- etu- ja sukunimi
- yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
- edustettu yritys/organisaatio yhteystietoineen, tehtävä sekä yksilöivät tunnisteet, kuten asiakasnumero ja Y-tunnus
- ilmoittautumis- ja osallistumistiedot (esim. tapahtuma, osallistumisajankohta ja tehdyt valinnat)
- erityisruokavaliotiedot (mahdollinen erityinen henkilötietoryhmä), jos rekisteröity ne vapaaehtoisesti ilmoittaa, nimenomaisen suostumuksen perusteella
- tapahtumaan liittyvä viestintä ja mahdollinen palaute
- laskutus- ja maksutiedot sekä laskutus- ja maksuhistoria
- kirjanpidon tosite- ja tapahtumatiedot
- markkinointikiellot (kiellon tila ja ajankohta)
- mahdolliset perintään liittyvät tiedot
- edellä sanottujen tietojen muutostiedot ja -ajankohdat
4.2 Tietojen säilytysaika
- Osallistumis- ja ilmoittautumistietoja säilytetään tapahtuman toteuttamisen ajan ja tämän jälkeen 12kk, minkä jälkeen ne poistetaan, ellei niitä ole säilytettävä muun tässä selosteessa mainitun perusteen nojalla.
- Erityisruokavaliotietoja käsitellään vain tapahtuman tarjoilun järjestämiseksi, ja ne minimoidaan ja poistetaan pian tapahtuman jälkeen.
- Kirjanpitoaineistoon ja tositteisiin sisältyviä henkilötietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan: tositteet ja muu kirjanpitoaineisto 6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta, tilinpäätös ja kirjanpitokirjat 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
- Markkinointiin liittyviä tietoja käsitellään, kunnes rekisteröity kieltää markkinoinnin. Markkinointikieltoa koskeva tieto säilytetään kiellon toteuttamiseksi.
Muut kuin edellä mainitut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole tarvetta käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai osapuolten oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.
5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
- suoraan rekisteröidyltä (esim. ilmoittautumisen, tilauksen tai laskutustietojen antamisen yhteydessä)
- tapahtuman ilmoittautumis-/asiakasjärjestelmästä
- maksunvälittäjältä tai maksuliikennettä hoitavalta palveluntarjoajalta saatavat maksutapahtumatiedot
6. TIETOJEN LUOVUTUS JA SIIRTÄMINEN
Henkilötietoja voidaan luovuttaa perusteltuja käyttötarkoituksia varten voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti seuraaviin ryhmiin kuuluville tahoille:
- tapahtumatuotannon palveluntarjoajille (esim. ilmoittautumisjärjestelmän ja viestintäalustan toimittajat) henkilötietojen käsittelijöinä
- kirjanpito- ja taloushallintopalvelujen tuottajalle (tilitoimisto) sekä tilintarkastajalle
- maksunvälittäjälle ja perintätoimistolle laskutuksen ja saatavien perinnän toteuttamiseksi
- viranomaisille, kuten Verohallinnolle, siinä tapauksessa, että laki taikka rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen etu sitä edellyttää
Rekisterinpitäjän toiminnan ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä tapahtuu rekisterinpitäjän alihankkijoiden (henkilötietojen käsittelijöiden) toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun ja tämän vastuulla asianmukaisin käsittelysopimuksin.
Tietoja ei luovuteta tai siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle muutoin kuin kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön puitteissa.
7. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Tapatumarekisterin käyttöoikeus edellyttää rekisterinpitäjän myöntämää käyttöoikeutta. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä, rekisterinpitäjän lukuun toimivilla henkilöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat suojatuissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.
Siltä osin kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.
8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
8.1 Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu Tapahtumarekisteriin. Tarkastuspyyntö esitetään rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa taikka sähköpostitse. Rekisterinpitäjä toimittaa tiedot rekisteröidylle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Siltä osin kuin käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus saada itse toimittamansa tiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
8.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus oikaista itseään koskevia rekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat epätarkkoja tai virheellisiä, sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
8.3 Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus kieltää ja vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten. Rekisteröidyllä on lisäksi tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista sekä vastustaa tai rajoittaa käsittelyä. Näitä oikeuksia rajoittaa kuitenkin se, että lakisääteisen kirjanpito- ja verovelvoitteen alaisia tietoja ei voida poistaa ennen kuin lakisääteinen säilytysaika on päättynyt.
8.4 Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen (esim. erityisruokavaliot), on suostumus koska tahansa peruutettavissa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
8.5 Menettely oikeuksien käyttämisessä
Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kohdan 1 mukaisesti.
8.6 Erimielisyydet
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata rekisteröidyn oikaisu- tai muuta pyyntöä.
9. PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO
Rekisterinpitäjä voi ryhmitellä rekisteröityjä esimerkiksi ammattiroolin, edustetun yrityksen tai osallistutun tapahtuman perusteella kohdentaakseen omien palvelujensa suoramarkkinointia. Profilointi perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, eikä sillä ole rekisteröityyn kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai muita vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa häntä koskevaa käsittelyä suoramarkkinointia varten, mukaan lukien tähän liittyvä profilointi.
Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (erityisruokavaliotiedot) ei käytetä markkinoinnin kohdentamiseen eikä profilointiin.
Rekisterinpitäjä ei tee rekisteröityyn kohdistuvia pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttavat häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.
10. OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä asianomaiselle valvontaviranomaiselle tai sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
11. YHTEYDENOTOT
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt ja kysymykset tästä selosteesta sekä muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tai postitse rekisterinpitäjälle kohdan 1 mukaisesti. Yhteydenottajaa voidaan pyytää tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
12. SELOSTEEN MUUTTAMINEN
Tätä selostetta on oikeutettu muuttamaan KVKL Datapalvelut Oy. Tätä selostetta on päivitetty viimeksi 31.7.2026.
