Samalla uusi ohje toimii varsin kattavana muistilistana siitä, mitä kaikkea nykyään pitää asuntoja vuokralle välittäessä muistaa. Tarve onkin ilmeinen, koska tuolle listalle on reilussa 10 vuodessa tullut aika tavalla lisää mittaa. Tässä blogissa tuon esiin vain muutama keskeisimpiä poimintoja, ja painotankin koko ohjeeseen tutustumisen tärkeyttä.
Aloitan ohjeesta tekemät nostoni siitä, kuinka tiukat arkistointivaatimukset ovat. Myös kaikki ne asuntohakemukset, jotka eivät johda edes vuokrausneuvottelujen alkamiseen, on säilytettävä vähintään viisi vuotta. Yhtä pitkään on säilytettävä myös esimerkiksi välitettävien asuntojen valokuvia, kohdevideoita ja 3D-tilakuvauksia.
Arkistointivelvoitteen kääntöpuolena on ankara tietosuojavelvoite. Välitysliikkeen on pidettävä tarkasti huolta, että yrityksen käytännöt siinä – miten ja miksi henkilötietoja kerätään sekä miten henkilötietoja hankitaan, hallitaan ja säilytetään – ovat asianmukaisia. Liiton sivuilta löytyy välittäjille tehty tietosuojaohjeistus omana ohjeenaan.
Hyvässä vuokravälitystavassa opastetaan oikeanlaiseen sähköisten toimeksiantojen ja muiden sähköisten sopimusten tekemiseen. Sähköinen sopimus voidaan allekirjoittaa esimerkiksi pankkien verkkopankkitunnuksilla vahvasti tunnistautuen. Tärkeää on muistaa, että välitysliikkeen edustajan tulee käydä sopimus huolellisesti läpi asiakkaan kanssa riippumatta siitä, missä muodossa sopimus on tehty. Sekään ei saa unohtua, että etämyynnissä kuluttajalla on vastaavat peruuttamisoikeudet kuin kotimyynnissä.
Käytännön työssä tärkeää on muistaa, että kuluttajan kanssa syntyvässä ristiriitatilanteessa välittäjä ei voi vedota suulliseen sopimukseen. Välitysliikkeen edun mukaista on siis sopia kaikesta kirjallisesti sekä vahvistaa suulliset keskustelut lähettämällä heti niiden käymisen jälkeen toiselle osapuolelle sähköposti, jossa käyty keskustelu keskeisiltä osiltaan kerrataan.
Välitysliikkeellä on myös velvollisuus asiakkaansa tuntemiseen. Välitysliikkeen on aina ennen asiakassuhteen aloittamista tunnistettava asiakkaansa ja tarkastettava hänen henkilöllisyytensä hyväksytystä henkilöllisyystodistuksesta. Oikeushenkilön (esim. yritys, yhdistys tai säätiö) henkilöllisyys on todennettava luotettavalla asiakirjalla, esimerkiksi kaupparekisteriotteella. Myös kaikki kuolinpesän osakkaat on tunnistettava. Mikäli kuolinpesä on pesänselvittäjän hallinnossa, kuolinpesän osakkaiden tunnistamiseksi riittää käräjäoikeuden antama pesänselvittäjän määräyskirja, josta ilmenevät kuolinpesän osakkaat. Lisäksi välitysliikkeen on myös selvitettävä, onko asiakas poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö eli PEP. Kuolinpesän osakkailta PEP-tietoja ei tarvitse kysyä, mutta vainajasta tämä pitää selvittää.
Vuokravälityksessä on otettava huomioon yhdenvertaisuuslainsäädäntö. Vuokranantaja sekä välittäjä voivat vapaasti arvioida ja valita vuokralaisen, mutta eivät syrjivin perustein. Hyväksyttäviä arviointiperusteita ovat esimerkiksi vuokralaisen maksukyky ja muut vuokrasuhteen velvoitteiden täyttämiseen liittyvät perusteet. Vuokralaisvalintaa ei kuitenkaan saa perustaa esimerkiksi vuokralaisehdokkaan alkuperään, kansalaisuuteen, uskontoon tai vammaisuuteen liittyvään syyhyn. Asuntoa ei esimerkiksi voi jättää vuokraamatta asunnonhakijalle pelkästään hänen ulkomaalaistaustansa vuoksi, jos hän täyttää muut valintakriteerit. Vuokralaiselta tai mukana muuttavilta henkilöiltä ei ole asianmukaista kysyä seksuaalista suuntautumista, etnistä taustaa, poliittista kantaa tai uskonnollista vakaumusta. Halutessaan vuokralainen voi kuitenkin oma-aloitteisesti kertoa välittäjälle laajastikin itseään koskevia arkaluontoisia tietoja vuokranantajalle eteenpäin kerrottavaksi. Välittäjän velvollisuutena on tiedottaa toimeksiantajaa syrjinnänkiellosta ja viime kädessä kieltäytyä vastaanottamasta toimeksiantoa, jossa on syrjiviä ehtoja.
Luottotietoja tarkistettaessa välitysliikkeen tulee ennakkoon kertoa vuokralaiselle henkilöluottotietojen käytöstä sekä siitä, mistä rekisteristä luottotiedot hankitaan. Kertominen voi tapahtua esimerkiksi markkinoinnin yhteydessä tai vakiosopimuksissa. Myös vuokralaiselta saatava vapaamuotoinen suostumus luottotietojen tarkistamiseen käy.
Valokuvaamisesta on nykyään erittäin keskeinen osa markkinointia, ja siitä on syytä sopia ennakkoon. Näin toimeksiantaja tai mahdollinen vuokralainen tai muu asukas pääsee itse vaikuttamaan siihen, mitä tavaroita valokuvissa ja videoissa näkyy ja millaisessa kunnossa huoneisto on sitä kuvattaessa.
Vuokrasopimuksessa muutamiin asioihin on syytä kiinnittää erityisesti huomiota. Yksi niistä on vuokrankorotusehdon yksiselitteinen kirjaamiseen vuokrasopimukseen mahdollisten riitatilanteiden välttämiseksi. Vuokrasopimuksessa on suositeltava sopia myös siitä, edellytetäänkö vuokralaiselta kotivakuutuksen ottamista vastuuvakuutuksineen. Muuttopäivästä kannattaa yleensä käytännön syistä sopia huoneenvuokralain perusoletuksesta poiketen siten, että se on vuokrasopimuksen päättymispäivä. Vakuudesta sovittaessa on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, mitä termiä vakuudesta käytetään. Turvallinen tapa on käyttää esimerkiksi yleistä termiä ”vakuus”. Vuokranantajan edun mukaista on, että vakuus on voimassa kaikkien vuokrasopimukseen liittyvien velvoitteiden turvaamiseksi, mitä aiemmin yleinen termi ”vuokravakuus” ei välttämättä pidä sisällään.
Hyvän vuokravälitystavan ohjeessa otetaan kantaa myös reklamaatioiden käsittelyyn. Jos asiakas reklamoi välitysliikkeelle sen toiminnasta tai välitystehtävän hoitamisesta, pitää välitysliikkeen vahvistaa vastaanottaneensa reklamaation sekä vastata siihen asianmukaisesti. Mikäli reklamaatio koskee vuokranantajan ja vuokralaisen välistä suhdetta, ei välitysliike toimi kummankaan osapuolen asiamiehenä. Jos vuokralainen kääntyy vuokrakohdetta koskevissa virheasioissa välitysliikkeen puoleen, välitysliikkeen tulee kertoa vuokralaiselle, että reklamaatio on aina tehtävä suoraan vuokranantajalle.
Vuokravälitykseen, kuten useimpiin muihinkin vaativiin ammatteihin, liittyy omat sääntönsä ja vaatimuksensa. Ammattilaisuuteen kuuluu niiden tunteminen ja noudattaminen.
